Moderniser les communications d’un cabinet multi-sites
Comment nous avons simplifié le pilotage des télécommunications et fluidifier les échanges entre 11 agences.
EXPERTISE COMPTABLE MULTI-SITES
Structurer et homogénéiser les télécommunications
d’un cabinet de 11 sites
- Contexte
Client : Cabinet d’expertise comptable (multi-sites)
Organisation : 11 sites – ~200 collaborateurs
Interlocuteur : Direction
Le cabinet doit assurer une communication fluide entre ses différents sites et avec ses clients.
- Problématique
Avant Agence Pro :
- systèmes de téléphonie hétérogènes
- manque d’uniformité entre les sites
- difficulté à piloter l’ensemble
Conséquences :
- perte d’efficacité
- complexité de gestion
- dépendance aux prestataires
- Déclencheur
Objectifs :
- homogénéiser les infrastructures
- moderniser les outils
- simplifier la gestion multi-sites
- Solution mise en place
- déploiement d’une solution unifiée (3CX)
- structuration des communications entre sites
- accompagnement global
- Déploiement
- déploiement progressif
- coordination entre les sites
- accompagnement des équipes
- Résultats
Gains techniques
- infrastructure homogène
- meilleure stabilité
Gains organisationnels
- pilotage simplifié
- vision globale
Gains humains
- adoption rapide
- meilleure communication interne
- Différenciation perçue
- capacité à gérer un environnement complexe
- proximité malgré la taille du projet
- qualité des échanges
- Témoignage
“Nous avons aujourd’hui une solution cohérente sur l’ensemble de nos sites.”
“Le projet s’est très bien déroulé, les équipes sont disponibles et à l’écoute.”
Proposition rédigée et complétée par les associés :
Structurer et sécuriser les communications d’un cabinet multi-sites
Le cas du cabinet Tacher Acogex
Dans un environnement où la réactivité et la qualité des échanges sont essentielles, la téléphonie reste un pilier stratégique pour les cabinets d’expertise comptable. C’est dans cette logique que le cabinet Tacher Acogex a engagé une transformation en profondeur de ses outils de communication, accompagné par l’Agence Pro.
Un besoin clair : moderniser et unifier
Avec 11 sites et près de 200 collaborateurs, le cabinet faisait face à une organisation télécom hétérogène. Les systèmes en place, différents selon les sites, engendraient une complexité de gestion, un manque de visibilité globale et une dépendance accrue à plusieurs prestataires.
L’objectif était donc triple :
- Uniformiser les infrastructures
- Simplifier le pilotage
- Disposer d’un interlocuteur unique capable de gérer l’ensemble de la solution
Autre enjeu clé : accompagner les nouveaux usages, notamment le télétravail, en garantissant aux collaborateurs un accès complet à leur environnement de communication.
Une solution globale, pensée pour la performance
Pour répondre à ces besoins, l’Agence Pro a déployé une solution de téléphonie unifiée basée sur 3CX, adaptée aux environnements multi-sites.
L’architecture a été conçue pour garantir à la fois performance et sécurité :
- Hébergement sur un serveur principal dans un datacenter français
- Mise en place d’un second datacenter en secours
- Configuration en failover actif/passif assurant la continuité de service
En fonction de la criticité des sites, des liens fibre optique dédiés ont été installés afin de sécuriser les accès et garantir une qualité optimale des communications.
Une communication fluide et collaborative
Au cœur du dispositif, un annuaire centralisé regroupe l’ensemble des contacts clients, partenaires et prestataires du cabinet. Cette centralisation permet une identification immédiate des appelants et une meilleure réactivité.
La solution offre également une grande agilité dans la gestion des appels :
- Interaction simplifiée entre les utilisateurs
- Possibilité de rediriger les appels entre sites
- Continuité du service, même en cas d’indisponibilité locale
Les standards peuvent ainsi être mutualisés, renforçant la capacité du cabinet à traiter les appels efficacement.
Une expérience utilisateur adaptée aux nouveaux usages
Pensée pour les équipes, la solution permet aux collaborateurs de travailler dans les mêmes conditions, qu’ils soient au bureau ou à distance.
En télétravail, chacun peut accéder à son environnement via :
- L’application 3CX sur ordinateur (avec casque)
- L’application mobile sur smartphone
Cette flexibilité garantit une continuité d’activité sans rupture, tout en améliorant le confort d’utilisation.
Un déploiement maîtrisé et accompagné
Le projet a été déployé de manière progressive, avec une coordination étroite entre les différents sites. Les équipes ont bénéficié d’un accompagnement complet, favorisant une adoption rapide des nouveaux outils.
Des résultats concrets
Les bénéfices sont rapidement apparus :
Sur le plan technique :
- Infrastructure homogène
- Meilleure stabilité des communications
Sur le plan organisationnel :
- Pilotage simplifié
- Vision globale du système
Sur le plan humain :
- Prise en main rapide
- Amélioration de la communication interne
Une collaboration réussie
Au-delà de la solution technique, le cabinet souligne la qualité de l’accompagnement :
“Nous avons aujourd’hui une solution cohérente sur l’ensemble de nos sites.”
“Le projet s’est très bien déroulé, les équipes sont disponibles et à l’écoute.”
Grâce à cette transformation, le cabinet Tacher Acogex dispose désormais d’un système de communication moderne, sécurisé et évolutif, parfaitement aligné avec ses enjeux de croissance et d’organisation multi-sites.